Do. Nov 26th, 2020

Als Unternehmensgründer müssen viele verschiedene Dinge organisiert und geregelt werden. Wer dabei nicht den Überblick verlieren will, sollte auf eine gute Arbeitsorganisation achten und sich zur administrativen Unterstützung einer Software bedienen. Wer sich für eine Unternehmenssoftware entscheidet kann heute zwischen zwei Technologien wählen.

Software-Technologie

Professionelle Unternehmenssoftware kann auf klassische Weise mittels einer lokalen Installation auf dem PC genutzt werden. Mittlerweile ist es aber auch üblich Cloud-Software einzusetzen. Hierbei wird die Software nicht auf dem PC installiert sondern über das Internet bereitgestellt. Die Benutzer-oberfläche wird über das Browserfenster oder einen Webclient bedient. Cloud Software als Software as a Service (SaaS) hat außerdem den Vorteil, dass keine Updates durch den Nutzer installiert werden müssen. Die Wartung des Systems übernimmt der Anbieter der Dienstleistung. Allgemein wird für eine Cloud-Anwendung eine monatliche Mietgebühr fällig (ähnlich wie bei einem Telefonvertrag). Die Verträge können zum Ende der Laufzeit gekündigt werden. Gerade für Existenzgründer ist dies Sinnvoll, da die Kosten für die Miete gering sind und somit weniger flüssige Mittel zur Verfügung stehen müssen als bei herkömmlicher Kaufsoftware, die schnell mehrere hundert oder tausend Euro kosten kann. Allerdings muss auch berücksichtigt werden, dass die Miete monatlich anfällt, d.h. liquide Mittel zur Begleichung des monatlichen Mietgebühren sollten immer vorhanden sein.

Welche Software brauche ich als Existenzgründer?

Als Existenzgründer ist ein PC mit den Standardsoftwareprogrammen (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation) unverzichtbar. Mit dem Textverarbeitungsprogramm können Vorlagen für Geschäftsbriefe erstellt und mit der Tabellenkalkulation erste Preiskalkulationen und eine grundlegende Einnahmen- und Ausgabenaufstellung erstellt werden. Diese Vorgehensweise ist mitunter ausreichend, nimmt allerdings doch kostbare Zeit in Anspruch in der weitere Aufträge oder Kunden akquiriert werden können. Wer zu viel Zeit für die Organisation seines Geschäftsbetriebs benötigt, hat natürlich weniger Zeit für seine Kernaufgaben, wie die Beratung Kunden, das Bearbeiten von Aufträgen und die Akquise neuer Kunden und Kontakte. Wer die doch recht kostbare Zeit nicht aufwänden möchte, kann auch auf spezielle Unternehmenssoftware zurückgreifen. Angebote gibt es reichlich. Neben Software für die Einnahmeüberschussrechnung (EÜR) gibt es Programme für die doppelte Buchführung (Fibu), Rechnungssoftware (Faktura) und das Kundenbeziehungsmanagement (CRM).

EÜR

Die Einnahmeüberschussrechnung (EÜR) dient der Gegenüberstellung der angefallenen Einnahmen und Ausgaben innerhalb eines Jahres. Für Existenzgründer, die keine doppelte Buchführung machen müssen ist das der geeignete Weg die Einstiegshürde in die Welt der einfachen Buchführung zu überwinden. Eine EÜR ist die Alternative zum Tabellenkalkulationsprogramm, denn Eingaben können hier direkt in vorgefertigte Masken getätigt werden (z.B. Tankquittungen oder Porto für Briefe). Auch der Aufwand für die Erstellung von Grafiken entfällt weitgehend, da die Software die eingetragenen Daten direkt für Berichte und Controlling-Funktionen zur Verfügung stellt. So können ohne großen Aufwand übersichtliche Berichte erstellt werden.

Fibu

Für Bilanzierungspflichte Unternehmen bietet sich eine klassische Finanzbuchhaltungssoftware (Fibu) an. Als Existenzgründer, der eine Personengesellschaft gegründet hat, ist man aber in der Regel nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet.

Faktura

Als Existenzgründer freut man sich, wenn die ersten Aufträge erfolgt sind und die Rechnungen geschrieben werden können. Damit die Vorlagen nicht mühsam selbst erstellt werden müssen und der Überblick zwischen den Zahlreichen Rechnungsbelegen nicht verloren wird, empfiehlt sich zur Erledigung dieser Aufgabe ein Rechnungsprogramm. Das Programm unterstützt bei der Verwaltung der Aufträge, Produkte und Kunden.

CRM

Heute werden im „Business“ die Kundenbeziehungen immer wichtiger. Es reicht längst nicht mehr nur Kundenadresse und Ansprechpartner für die Rechnungsstellung zu kennen. In vielen Bereichen ist es notwendig auch über die letzten Vorgänge, Kundenwünsche und Anregungen genau informiert zu sein. Denn je genauer man seine Kunden kennt, desto besser kann man auf die Bedürfnisse und Wünsche eingehen. Der Kunde ist zufrieden und wird weiterhin mit Ihnen zusammenarbeiten. Wenn Sie über Ihre Kunden genau informiert sein wollen, sollten Sie über den Einsatz einer CRM-Software nachdenken. Hier können alle relevanten Kundeninformationen und die aktuellen Vorgänge (Gesprächsnotizen, Emails, Telefonate) eingesehen werden. Sie sind also vor jedem Kundentermin über den aktuellen Stand der Dinge informiert- der Kunde wird es Ihnen sicherlich danken.

Software ja oder nein

Grundsätzlich muss jeder Gründer selbst entscheiden welche Software er braucht und wie viel Kapital er dafür bereitstellen kann. Als Existenzgründer sollte jedoch auf die Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben mittels der Einnahmeüberschussrechnung nicht verzichtet werden. Auch ein Programm für die Rechnungserstellung ist, je nach Anzahl der zu schreibenden Rechnungen, eine gute Alternative zu herkömmlichen Textverarbeitungsprogrammen. Ein CRM-System macht sicherlich erst dann Sinn, wenn eine bestimmte Kundenanzahl vorhanden ist oder man direkt detaillierte Informationen über seine Kunden sammeln möchte. Software für Existenzgründer erleichtert verschiedene Arbeitsabläufe und unterstützt dabei mehr Zeit für die wichtigen Dinge zu haben – die Kunden!

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